Persondatapolitik for behandling af gæste-, kunde- og leverandøroplysninger for Hotel Dania

1. Dataansvarlig

Hotel Dania er dataansvarlig.

Hotel Dania kontaktoplysninger er:

Hotel Dania, Torvet 5, 8600 Silkeborg, Danmark. Kontaktpersoner: Teresa Jørgensen & Thomas Knudsen. 

Hotel Dania håndterer alle personlige oplysninger i overensstemmelse med gældende persondatalovgivning. 

Hotel Dania indgår aftale med gæster, kunder og leverandører om levering – køb og salg - af forskellige serviceydelser og produkter.

Når en gæst/kunde, bestiller og køber én eller flere af Hotel Dania serviceydelser, og som led heri afgiver sine personoplysninger til Hotel Dania giver denne samtidig sit samtykke til, at gæstens/kundens/leverandørens personoplysninger kan behandles af Hotel Dania

Det samme gør sig gældende for så vidt angår de eventuelle personoplysninger, som leverandører til Hotel Dania afgiver til Hotel Dania i forbindelse med afgivelse af tilbud eller indgåelse af aftaler med Hotel Dania.

 

2. Hotel Dania indsamling af personoplysninger 

Personoplysninger indsamles af Hotel Dania på følgende vis:

  • Når en gæst/kunde – eller en repræsentant for denne - vælger at indhente tilbud på og/eller købe en af Hotel Dania serviceydelser/produkter, eller når en leverandør afgiver tilbud eller sælger produkter eller serviceydelser til Hotel Dania.
  • Fra B2B marked.
  • Gennem browser cookies og web beacons.
  • I forbindelse med brug af Hotel Dania digitale ydelser.
  • Ved deltagelse i Hotel Dania kunde/loyalitetsprogram og ved abonnement på Hotel Dania nyhedsbrev.
  • Fra sociale medier, reklame- og analyseudbydere samt offentlige registre.
  • Når leverandører indgår aftaler med Hotel Dania eller afgiver tilbud til Hotel Dania.

Indsamling og behandling af personoplysninger, jf. ovenstående vil altid ske i henhold til gældende persondatalovgivning.

 

3. Oplysninger som Hotel Dania indsamler

Hotel Dania indsamler følgende personoplysninger:

  • Navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, fødselsdato samt andre almindelige ikke personfølsomme personoplysninger.
  • Betalingskortoplysninger – typisk som garanti for en reservation og til betaling af ophold.
  • Demografiske oplysninger.
  • Købshistorik herunder også brugen af Hotel Dania app og/eller andre digitale serviceydelser.
  • Brugen af Hotel Dania kunde/loyalitetsprogram.
  • Oplysninger fra Hotel Dania kundeundersøgelser.
  • Oplysninger fra eventuelle udbudte konkurrencer
  • Oplysninger fra Hotel Dania sociale medier og andre digitale platforme tilhørende Hotel Dania
  • Browserinformationer.
  • Oplysninger om gæstens/kundens virksomhed og relevante kontaktpersoner.
  • Oplysninger om leverandørers virksomhed samt oplysninger om relevante kontaktpersoner og nøglepersoner herunder key accounts.

En gæst/kunde leverandør kan, frivilligt og efter eget valg give Hotel Dania yderligere personoplysninger, som denne mener, kan have betydning for Hotel Dania betjening/servicering af gæsten/kunde/leverandøren, eller som den pågældende mener bør gives af sikkerhedsmæssige hensyn.

Dette kan f.eks. være oplysninger om:

  • Handicap
  • Allergi
  • Særlige fødevarepræferencer
  • Andre helbreds- eller medicinoplysninger

Hvis en gæst/kunde/leverandør frivilligt og efter eget valg vælger at afgive sådanne oplysninger opfatter Hotel Dania dette som et samtykke fra gæsten til at kunne registrere og gemmer dem ved gæstens reservation for at kunne yde gæsten den mest optimale service under opholdet på hotellet. Derfor bruges disse følsomme oplysninger om den pågældende med fuld diskretion.

Udover de oplysninger som Hotel Dania modtager direkte fra gæster/kunder /leverandører, vil Hotel Dania i nogle tilfælde indhente eller behandle yderligere oplysninger, som Hotel Dania har modtaget af tredjeparter, f.eks. et rejsebureau, en anden formidler eller en ansat i den virksomhed, hvor den registrerede er ansat.

Hvor dette er tilfældet er den pågældende tredjepart pligtig til at informere de pågældende gæster/kunder/leverandører om Hotel Dania vilkår og betingelser samt Hotel Dania persondatapolitik. Det er også den pågældende tredjeparts ansvar at sikre, at der er det fornødne juridiske grundlag til indsamling og behandling af de pågældende oplysninger, herunder indhente evt. fornødent samtykke til behandling af eventuelle følsomme oplysninger. 

 

4. Betaling med betalingskort  

Hotel Dania anvender DIBS www.dibs.dk (Nets), til indløsning af betalinger med betalings- og kreditkort. DIBS og Hotel Dania er godkendt og certificeret af Pengeinstitutternes Betalingssystem (www.pbs.dk). 

Ved bestillinger og bookinger gemmer Hotel Dania bruges de oplysninger, som gæsten/kunden/leverandøren har givet, i indtil 6 måneder, hvorefter oplysningerne slettes.

Udover håndtering af bestillingen, bliver de afgivne oplysninger alene brugt, hvis en gæst/kunde/leverandør f.eks. henvender dig med spørgsmål, eller hvis der er fejl i bestillingen og/eller betalingen.

  

5. Hvad er formålet med indsamlingen og behandlingen?

Hotel Dania indsamler alene personoplysninger, som er nødvendige for at opfylde de aftaler, der indgås med gæster/kunder/leverandører om levering af serviceydelser, f.eks. en overnatning, eller køb/salg af produkter eller ydelser.

Det er den enkelte aftales indhold/serviceydelsens karakter, som er bestemmende for, hvilke personoplysninger Hotel Dania indsamler og behandler, og som er bestemmende for formålet med indsamlingen.

Formålet med indsamling og behandling af personoplysninger vil primært være:

  • Behandling af gæsters/kunders booking og køb af Hotel Dania serviceydelser.
  • Behandling af leverandørers tilbud om - og salg - af produkter og ydelser
  • Kontakt til gæsten/kunden før, under eller efter dennes ophold.
  • Opfyldelse af gæstens/kundens anmodning om tilbud på eller køb af serviceydelser.
  • Forbedring og udvikling af Hotel Dania serviceydelser.
  • Tilpasning af Hotel Dania markedsføring og øvrige kommunikation.
  • Analyse af gæster/kunders/leverandørers brugeradfærd og markedsføring overfor disse
  • Tilpasning af Hotel Dania samarbejdspartneres kommunikation og markedsføring til gæster/kunder/leverandører.
  • Administration af gæsters/kunders/leverandørers relation til Hotel Dania, herunder eventuel deltagelse i Hotel Dania kunde/loyalitetsprogram.
  • Opfyldelse af lovkrav, f.eks. krav om at registrere overnattende gæster efter udlændingelovgivningen og pasbekendtgørelsen.
      

6. Hjemmel - det juridiske grundlag - for behandlingen

Hotel Dania vil oftest behandle personoplysninger, fordi det er nødvendigt for at opfylde en aftale med Hotel Dania, som du en gæst/kunde eller en leverandør er part i. Det kan for eksempel være i forbindelse med hotelophold, mødeafvikling og/eller håndtering og opfyldelse af samarbejds- og leverandøraftaler.

Yderligere vil Hotel Dania behandle personoplysninger i forbindelse med booking forud for en overnatning, afvikling af møder, selskaber, konferencer mv. samt forud for indgåelse af leverandøraftaler. 

I nogle tilfælde vil Hotel Dania behandling af personoplysninger finde sted som led i, at Hotel Dania forfølger en legitim/saglig interesse, som går forud for den gæstens/kundens/leverandørens (den registreredes) interesser.

En sådan legitim interesse, kan eksempelvis være udarbejdelse af statistik, kundeundersøgelser, markedsføring og analyse af generel gæste/kundeadfærd, som har til hensigt generelt at forbedre oplevelsen hos Hotel Dania og kvaliteten af Hotel Dania serviceydelser og produkter.

Hvis en gæst/kunde i forbindelse med dennes ophold/besøg hos Hotel Dania oplyser særlige personlige præferencer eller hensyn, herunder f.eks. helbredsmæssige oplysninger, handicap, religiøs overbevisning eller lignende, anvender Hotel Dania alene oplysningerne til at sikre, at der tages hensyn til gæstens/kundens personlige præferencer, dit helbred etc.

I nogle situationer modtager Hotel Dania personoplysninger fra tredjepart, f.eks. et rejsebureau, en agent eller lignende, bl.a. i forbindelse med gruppebookinger. Når dette sker, er den pågældende tredjepart pålagt at orientere de pågældende gæster/kunder/leverandører om Hotel Dania vilkår og betingelser samt indholdet af denne persondatapolitik.

Hotel Dania er yderligere efter lov, jf. ovenfor under pkt. 5, forpligtet til at registrere forskellige oplysninger om overnattende gæster. Disse oplysninger skal gemmes i mindst ét år og højest to år. 

 

7. Den registreredes rettigheder

Efter reglerne i persondataforordningen, har de registrerede (kunder/gæster/leverandører) forskellige rettigheder.

  • En registreret har til enhver tid ret til at få indsigt i, hvilke personoplysninger Hotel Dania behandler om den registrerede.
  • En registreret har til enhver tid ret til at få berigtiget og opdateret de personoplysninger, som Hotel Dania har om den registrerede.
  • En registreret har til enhver tid ret til at få slettet de personoplysningers, som Hotel Dania har om den registrerede. Hvis en registreret anmoder om sletning, slettes alle de oplysninger, som Hotel Dania ikke efter lovgivning er forpligtet til at skulle gemme. En sletning af den registreredes oplysninger kan i nogle tilfælde betyde, at Hotel Dania ikke kan opfylde evt. indgåede aftaler eller levere visse serviceydelser til den registrerede. 

Hvis nogle af de oplysninger, som Hotel Dania har om den registrerede er givet på baggrund af den registreredes samtykke, har denne til enhver tid ret til at trække samtykket tilbage, hvilket betyder, at oplysningerne slettes eller ikke længere anvendes af Hotel Dania. dette gælder ikke for oplysninger, jf. ovenfor som Hotel Dania er lovmæssigt forpligtede til at gemme.

Muligheden for at trække anmode om sletning mv. kan dog være begrænset af hensyn til beskyttelsen af andre personers privatliv, til forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder samt f.eks. af hensyn til muligheden for at håndhæve potentielle retskrav.

Den registrerede kan til hver en tid skriftligt bede Hotel Dania om at få en oversigt over og en kopi af de personoplysninger om den registrerede, som Hotel Dania er i besiddelse af.

En skriftlig anmodning herom skal underskrives af den registrerede og indeholde dennes navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse.

Den registrerede kan også kontakte Hotel Dania, hvis den registrerede mener, at dennes persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller i strid med andre retlige forpligtelser, f.eks. den aftale/kontrakt, som den registrerede har med Hotel Dania.

Skriftlig anmodning sendes til Hotel Dania, se kontaktoplysninger ovenfor under pkt. 1

Hotel Dania vil så vidt muligt indenfor 1 måned efter modtagelsen af den registreredes skriftlige anmodning sende denne til den registreredes postadresse.

Hvis den registrerede beder om rettelse og/eller sletning af sine personoplysninger, vil Hotel Dania vurdere, om betingelserne for anmodningen er opfyldt, og Hotel Dania vil i så fald gennemføre ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Hotel Dania tager forbehold for at afvise anmodninger, som har karakter af chikanøs gentagelse eller som kræver uforholdsmæssige tekniske foranstaltninger (f.eks. udvikling af et nyt IT-system) eller som påvirker beskyttelsen af andre registreredes personoplysninger, eller i andre situationer hvor det vil være uforholdsmæssigt ressourcekrævende eller meget kompliceret at imødekomme anmodningen.

 

Sikkerhed og deling af personoplysninger

Hotel Dania beskytter den registreredes personoplysninger, og har fastlagt retningslinjer, der beskytter den registreredes personoplysninger mod, at der sker uautoriseret offentliggørelse og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

Kun de personer/ansatte hos Hotel Dania, der har i kraft af deres jobfunktion har behov for de registreredes personoplysninger har adgang hertil.

Hotel Dania kontrollerer løbende, at der ikke sker uautoriseret adgang til de registreredes personoplysninger.

Hotel Dania tager løbende backup de registrerede personoplysninger.

I tilfælde af et sikkerhedsbrud, hvor der en høj risiko for misbrug af de registreredes personoplysninger, herunder f.eks. identitetstyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden form for misbrug, vil Hotel Dania underrette de registrerede om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt 

Hotel Dania sikkerhedsprocedurer bliver løbende revurderet og opdateret i forhold til den teknologiske udvikling.

Hotel Dania benytter sig af en række eksterne leverandører af IT-services, IT-systemer, betalingsløsninger, etc.

Hotel Dania indgår løbende databehandleraftaler med alle Hotel Dania leverandører, hvorved det også i forhold til eksterne databehandlere sikres, at disse fastholder et fornødent og højt beskyttelsesniveau for så vidt angår de registreredes personoplysninger.

For at kunne opfylde aftaler med de registrerede og for at imødekomme gæster og kunders behov deler udvalgte personoplysninger med eksterne leverandører såsom restauranter, hoteller, etc. 

Hotel Dania deler og videregiver endvidere de registreredes personoplysninger internt i koncernen, herunder til søstervirksomheder. Formålet med denne deling er, at kunne give gæsten/kunden den bedste betjening og service, uanset hvilket hotel eller hvilken afdeling i Small Danish Hotels gæsten/kunden benytter sig af.

Hotel Dania er i nogle tilfælde lovmæssigt forpligtede til at videregive personoplysninger eller forpligtede hertil som følge af en afgørelse fra en offentlig myndighed. 

Hotel Dania sletter dine personoplysninger, når Hotel Dania lovmæssige forpligtelse ophører, eller når formålet med at indsamle og behandle oplysningerne ikke længere er til stede

 

10. Cookies 

Hotel Dania anvender ikke cookies. 

 

11. Klage 

Klage over Hotel Dania behandling af personoplysninger kan ske til Datatilsynet, BORGERGADE 28, 5, 1300 KØBENHAVN K, TELEFON 3319 3200 - E-MAIL Denne email adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.